E-Rechnung im Handwerk: Pflichten und Fristen bis 2028
Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 bzw. 2028 auch versenden. Was für Handwerksbetriebe gilt – mit Ausnahmen und Checkliste.
Ergin Ekici3 Min. Lesezeit
Die E-Rechnung verändert gerade, wie Handwerksbetriebe Rechnungen schreiben: Rechnungen an andere Unternehmen müssen schrittweise in einem strukturierten elektronischen Format verschickt werden. In diesem Beitrag erfährst du, was eine E-Rechnung genau ist, welche Fristen gelten, wer ausgenommen ist und wie du deinen Betrieb Schritt für Schritt vorbereitest.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
- Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung versenden.
- Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen im Geschäft mit anderen Unternehmen (B2B).
- Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
- Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich automatisch weiterverarbeiten lässt. In der Praxis sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung – ein reines Datenformat (XML), das viele öffentliche Auftraggeber schon heute verlangen.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – ein PDF mit eingebetteten XML-Daten, das zusätzlich wie gewohnt lesbar ist. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm nicht und zählen deshalb nicht.
Wichtig: Die klassische PDF-Rechnung per E-Mail gilt nach der neuen Definition nicht als E-Rechnung. Laut Bundesfinanzministerium fehlt einem einfachen PDF das strukturierte Format.
Die Fristen im Überblick
| Zeitraum | Empfang von E-Rechnungen | Versand an Unternehmen (B2B) |
|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht für alle Unternehmen | Papier weiterhin erlaubt, PDF mit Zustimmung des Empfängers |
| 2027 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht bei Vorjahresumsatz über 800.000 €, sonst gilt die Übergangsregel noch ein Jahr |
| ab 2028 | Pflicht | E-Rechnung Pflicht für alle Unternehmen |
Welche Ausnahmen gibt es?
- Privatkunden: Für Rechnungen an Verbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Private Bauherren und Hausbesitzer bekommen ihre Rechnung weiterhin auf Papier oder als PDF.
- Kleinbetragsrechnungen: Rechnungen bis 250 € brutto dürfen weiterhin auf Papier oder als PDF verschickt werden.
- Kleinunternehmer: Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist vom Versand ausgenommen. Empfangen können muss aber auch ein Kleinunternehmer.
Was bedeutet das für deinen Handwerksbetrieb?
Viele Betriebe arbeiten gleichzeitig für Privatkunden und für Unternehmen – etwa für Hausverwaltungen, Bauträger, Generalunternehmer oder andere Handwerksbetriebe. Für den gewerblichen Teil deiner Kundschaft brauchst du spätestens ab 2028 E-Rechnungen. Wer für öffentliche Auftraggeber arbeitet, kennt die XRechnung oft schon heute.
Für Bauleistungen mit umfangreichen Leistungsverzeichnissen nennt das Bundesfinanzministerium eine Erleichterung: Im strukturierten Teil der Rechnung genügt es, die einzelnen Gewerke mit ihren Summen aufzuführen; Details wie ein ausführliches Aufmaß können ergänzend beigefügt werden. Kläre die Umsetzung im Einzelfall mit deiner Steuerberatung.
Checkliste: So bereitest du deinen Betrieb vor
- Empfang sicherstellen: Richte ein eigenes E-Mail-Postfach für Eingangsrechnungen ein und teile es deinen Lieferanten mit.
- Kunden sortieren: Markiere, welche Kunden Unternehmen und welche Privatkunden sind, und pflege bei gewerblichen Kunden die Rechnungsadresse und E-Mail.
- Umsatz prüfen: Liegt dein Umsatz 2026 über 800.000 €, gilt die Versandpflicht für dich schon ab 2027.
- Software prüfen: Dein Programm sollte E-Rechnungen im Format XRechnung und/oder ZUGFeRD nach EN 16931 erzeugen können.
- Archivierung klären: Bewahre E-Rechnungen im Originalformat auf – ein Ausdruck reicht nicht. Stimme mit deiner Steuerberatung ab, wie das in deiner Buchhaltung umgesetzt wird.
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Quellen
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick (Stand: September 2026) und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.